Ouderenraden in coronatijden: Wat met vergaderingen?

Werking ouderenraden
ouderenraden corona vergadering

Een fysieke bijeenkomst, waar er als je toekomt koffie mét koekjes klaar staan? Tot voor enkele maanden was het vanzelfsprekend dat de vergaderingen van ouderenraden op deze manier startten. Maar de pandemie zorgde voor een totale ommezwaai. Hoe verloopt vergaderen nu in coronatijden, waar steeds wisselende veiligheidsmaatregelen de norm zijn? Wij gingen eens luisteren in verschillende gemeenten.

Fysiek als het kan

Locatiemogelijkheden

Wanneer het kan, willen ouderenraden nog steeds fysiek bij elkaar komen. Maar dat hangt grotendeels af van het vinden van een geschikte en vrije locatie die coronaproof is. Omdat we steeds voldoende afstand van elkaar dienen te bewaren, is niet elke gemeentelijke locatie geschikt voor grotere groepen. Als er dan geen alternatieve locatie voorhanden is, ervaart de lokale ouderenraad heel wat drempels om te vergaderen.

Sommigen vinden nieuwe mogelijkheden. Gezien de culturele centra in hun gemeente een grotere zaalcapaciteit hebben, wijken de ouderenraden van Bredene, Steenokkerzeel, en Vilvoorde voor hun vergaderingen uit naar daar. En omwille van de beperktere zaalcapaciteit van de gemeentelijke zalen past men in Kortenaken tijdelijk de huurprijs ervan aan: verenigingen krijgen 50% korting op de gebruikelijke zaaltarieven.

Hygiënemaatregelen

De zaal dient niet enkel voldoende groot te zijn, ook aan de hygiënemaatregelen moet worden gedacht. De gemeentebesturen zelf voorzien daar meestal in. In Opwijk werden alle gemeentelijke lokalen van handgel en andere ontsmettingsmiddelen voorzien. In Kortenaken werden de middelen vanuit het noodfonds gebruikt om alle vrijetijdsaccomodaties in de gemeente van zeepdispensers, papieren handdoekhouders en alcoholgelzuilen te voorzien. In Boechout staan er in de gemeentezaal plexiwanden tussen elke aanwezige.

En ook aan de koffie wordt gedacht. Tijdens de vergaderingen van de ouderenraad in Bredene heeft iedere deelnemer zijn eigen tafeltje met eigen koffiekannetje, koekjes in individuele verpakking. Maar evengoed beslissen gemeentes en ouderenraden om geen drankje meer aan te bieden tijdens de vergaderingen. Sommigen vragen dan aan de deelnemers om zelf hun drankje mee te brengen.

Digitale mogelijkheden onderzoeken

Deze periode daagt ouderenraden uit om digitale vergadermogelijkheden te onderzoeken. Sommige gemeenten en ouderenraden beslissen zelfs uit voorzorg om vergaderingen enkel digitaal te laten doorgaan. Digitaal vergaderen geeft ouderenraden de mogelijkheid om hun werking te continueren en om in verbinding te blijven met elkaar.

Het is soms erg zoeken naar de beste aanpak. In Zandvliet bijvoorbeeld verliep de digitale vergadering moeizaam. Later werd een fysieke bijeenkomst georganiseerd, maar omwille van de verstrengde maatregelen haakten veel mensen af, waardoor meerdere agendapunten naar een volgende raad werden verschoven.

In Ekeren stapte de ouderenraad vrij snel over op digitale vergaderingen, zowel voor het bestuur als de algemene vergadering. Het vroeg wat aanpassing, maar het lukt aardig mits iedereen elkaar ondersteunt. Leden werden telefonisch wegwijs gemaakt in het gebruik van de digitale vergadertechnologie. Ze konden enkele adviezen digitaal bespreken en afwerken, waaronder een advies over zitbanken. Leden trokken erop uit in hun gemeente om de situatie van de zitbanken in kaart te brengen, en koppelden dit in de digitale vergadering terug.

Ook het gemeentebestuur van Boom deed extra inspanningen om leden van de ouderenraad te betrekken bij de digitale vergaderingen. Bibcoaches, senioren die in de bibliotheek hulp bieden bij digitale vragen, lieten het dagelijks bestuur van de raad kennismaken met het digitaal platform waarmee de gemeente werkt. Een bijkomend voordeel van digitaal overleg is volgens de gemeente en de ouderenraad dat het een oplossing kan bieden voor leden die huisgebonden zijn, bijvoorbeeld wegens een operatie of immobiliteit. Zij kunnen op die manier alsnog aan een overleg deelnemen.

Ook videobellen en televergaderen? Maar heb je hulp nodig?

Om de werking van ouderenraden niet volledig stil te leggen en bestuursvergaderingen van verenigingen te kunnen laten doorgaan, biedt het internet heel wat oplossingen. Maar het is niet altijd makkelijk om de bomen nog door het bos te zien. Welke gratis mogelijkheden zijn er om met elkaar in verbinding te blijven via video? En welke zijn bovenal gebruiksvriendelijk?

De Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin vroeg Seniornet Vlaanderen om een overzicht te maken. De Vlaamse Ouderenraad vult dat aan mijn een handleiding voor Microsoft Teams.

Je kan de handige documenten hieronder terugvinden.

Nog meer ideeën? Laat het ons weten.

Deze initiatieven zullen ongetwijfeld herkenbaar of inspirerend klinken. Soms is het zoeken en vraagt het wat inspanningen, maar deze nieuwe manieren zullen ongetwijfeld de werking van ouderenraden ten goede komen.

Organiseert jouw gemeente of ouderenraad nog op andere manieren de vergaderingen of vormen van inspraak? Laat het ons hieronder weten! Of neem contact op met ons via lokaal@vlaamse-ouderenraad.be of 0470 74 23 12.

Plaats een reactie

Platte tekst

  • Geen HTML toegestaan.
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.